Ні, ви не працюєте краще під тиском. Ми собі постійно піддається навіюванню цей та інші міфи про продуктивність. У цій статті Трейсі Фоулкс, консультант по продуктивності, ділиться п’ятьма найпопулярнішими помилками, які заважають робити роботу ефективніше. Ми всі хочемо працювати краще – ось чому тема продуктивності стала так популярна останнім часом, – але чи ми робимо в цьому успіхи або стоїмо на місці?
Трейсі Фоулкс, СЕО з Get Organized South Africa, каже, що занадто багато з нас «зайняті показною зайнятістю». «Ми завжди поспішаємо із зустрічі на зустріч і потопаємо в роботі», – говорить вона. – «Але це не означає, що робиться більше; тут важливо мудро розставити пріоритети». В якості консультанта по продуктивності, Фоулкс розповідає працівникам про те, як справлятися зі своїми обов’язками ефективніше: «Я завжди запитую у групи, скільки чоловік з них вважають, що вони цінні для їх організації, і руки піднімаються», – говорить вона. – «Потім я прошу опустити руки тих, хто не приносить користь компанії, і більшість рук залишаються на місці. Наприкінці я запитую, скільки з них роблять свою роботу вчасно, і ось тоді руки починають опускатися». «Люди думають, що вони приносять користь, але якщо вони не роблять свою роботу вчасно, то користі тут мало. Працівник лише тоді цінний для своєї організації, коли він робить те, для чого його найняли». За словами Фоулкс, продуктивній роботі заважають певні обмани.
Вона ділиться п’ятьма найпопулярнішими з них, які заважають робити роботу ефективніше:
1. Я краще працюю під тиском. Це популярне обману, яке зазвичай собі вселяють люди, звиклі відкладати справи в довгий ящик. Вони використовують його як виправдання очікування, але Фоулкс каже, що ці люди плутають стрес з адреналіном. «Якщо хтось звик робити роботу в останній момент, то він часто думає, що краще трудиться під тиском», – говорить вона. – «Правда в тому, що коли час закінчується і вибору немає, люди просто зобов’язані дати собі стусана, інакше влетить». Замість цього Фоулкс рекомендує розбивати задачу на кілька маленьких частин, ставлячи перед собою власні дедлайни для кожної з них, а також потроїти час, який за вашими розрахунками займе робота. «Цілком нормально залишити останню частину роботи наостанок, але не можна залишати весь проект», – говорить вона.
Відпускний синдром: як отямитися?
2. Мені потрібно взяти роботу додому. Нас вчили, що великі бізнесмени працюють важко і наполегливо, а це означає – допізна, але Фоулкс каже, що дослідження показують, як відпочинок збільшує креативність і швидкість роботи. «Люди, які беруть роботу додому, зовсім не отримують часу на відпочинок», – каже вона. – «Робота триває не з 8 ранку до 5 вечора, а набагато довше».
Приказка «Якщо хочеш щось зробити, доручи це зайнятій людині» правдива, бо зайнята людина поміщає свою роботу під «тимчасової контейнер» – певну кількість часу, розраховане на роботу, – тому він набагато продуктивніше використовує часові ресурси », – пояснює Фоулкс. «Той, хто приносить роботу додому, менш продуктивно витрачає свій робочий день», – говорить вона. – «Замість того щоб більш ефективно використовувати час на роботі, люди розраховують на можливість закінчити завдання вдома. В результаті, все робиться повільніше». Звичайно, буває, що доводиться працювати понаднормово, але це не можна робити своїй щоденній звичкою.
3. Мені потрібно зробити всі завдання в своєму списку. Справа зовсім не в тому, щоб зробити всі завдання у списку; справа в тому, щоб робити потрібні речі своєчасно. Фоулкс каже, що люди часто залишають першочергові завдання на потім, коли їх будуть менше турбувати, а швидкі та легкі завдання роблять з ранку, тому що їм подобається викреслювати їх зі свого списку. Але тільки зворотний порядок речей робить нас продуктивніше.
Фоулкс пропонує записувати свої завдання на аркуш паперу або залишати їх в електронному варіанті. «Коли ми тримаємо все в голові, наш мозок перетворюється на спагетті – все заплутується», – говорить вона. – «Коли ми заповнюємо мозок активними завданнями, ми уповільнюємо нашу здатність щось зробити. Це ніби працювати на повільному комп’ютері». Потім вирішіть, які з цих завдань найскладніші або вигідні – саме вони будуть першорядними. Швидкі і легкі завдання можна відкласти.
4. Зустрічі повинні проходити з ранку. У більшості випадків зустрічі – Завдання не більшої цінності, а Фоулкс каже, що такі завдання потрібно залишати на потім. «Якщо ви підете на зустріч з ранку, то займетеся тим, що зовсім не вимагає сильної мозкової активності», – говорить вона. Замість цього вона пропонує розподілити зустрічі на обідній і післяобідній час. «Наші клієнти, які самі вибудовують свій графік, повідомляють, що таким чином щотижня звільняється один день на продуктивну діяльність. Плюс їм не потрібно забирати роботу додому. Це відрізняє продуктивну роботу від довгого і наполегливої праці».
5. Не чините те, що не зламано Багато компаній дотримуються встановленого порядку та їх логіка проста: чи не чините те, що не зламано. Однак таке ставлення може призвести до самовпевненості. Хорошим прикладом служить процес комунікації в команді.
Фоулкс каже, що багато компаній застрягли на імейл, тому що вони користувалися ними довгий час, але деякі платформи, як наприклад, Basecamp або TeamworkPM, роблять комунікацію більш ефективною. Щоб визначити область, що вимагає поліпшення, начальство повинно попросити всіх членів команди сказати, яка частина процесу потребує оновлення. Потім розставити пріоритети або визначити доцільність змін, і шукати шляхи вирішення проблеми. «Піймавши хвилю змін або усвідомивши щось нове, знаючи, над чим вам варто працювати, ви зможете працювати краще», – говорить Фоулкс.